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Vorsicht: Vorschriften bei Beschäftigung von Dienstnehmern

Arbeitsrecht und Kollektivverträge regeln streng Arbeitszeiten, Öffnungszeiten, Urlaubsansprüche, Entgelthöhe, Reisekosten-Ersatz, diverse Zulagen, Vorschriften zum Schutz der Dienstnehmer etc. Anlauf- und Informationsstellen für Ihre Mitarbeiter sind Gewerkschaften, Arbeiterkammer und Arbeitsgerichte.

Anmelden vor Arbeitsantritt - sonst drohen hohe Strafen

Die Anmeldung neuer Dienstnehmer bei der Gebietskrankenkasse muss vor Arbeitsantritt und auf elektronischem Weg erfolgen. Wenn dies Ihr Steuerberater für Sie erledigt, sollten Sie ihn spätestens am vorangehenden Werktag darüber informieren. Bei zu später Anmeldung drohen empfindliche Strafen.

Avisomeldung

In dringenden Fällen können Sie eine sog. Mindestangabenmeldung (Avisomeldung) durchführen. Die Vollanmeldung muss dann innerhalb von 7 Tagen nachgeholt werden. Die Avisomeldung muss die Dienstgeberkontonummer, Vor- und Nachname des Dienstnehmers, die Sozialversicherungsnummer des Dienstnehmers, das Geburtsdatum des Dienstnehmers, sowie Ort und Tag der Beschäftigungsaufnahme beinhalten.

Die Durchführung der Avisomeldung ist auf folgenden Wegen möglich:

  • Online
  • Fax an 05/780 761
  • Telefon 05/780 760 (als Nachweis wird eine 8-stellige Codenummer zugeteilt, diese bitte aufbewahren)

Vollanmeldung

Für die Vollanmeldung eines neuen Dienstnehmers benötigen Sie bzw. Ihr Steuerberater folgende Angaben:

  • Vorname, Nachname
  • Sozialversicherungsnummer und Geburtsdatum
  • Adresse
  • Staatsbürgerschaft
  • Einstufung („beschäftigt als“)
  • Bruttobezug
  • Wöchentliche Arbeitszeit
  • Beginn des Beschäftigungsverhältnisses
  • Bankverbindung
  • Bei ausländischen Dienstnehmern: Gültigkeitsdauer Beschäftigungsbewilligung

Abgaben und Versicherungsbeiträge

Der Dienstgeber muss für seine Dienstnehmer Sozialversicherungsbeiträge, Lohnsteuer und Lohnabgaben einbehalten und an Finanzamt, Gebietskrankenkasse und Gemeinde abführen. Der Dienstnehmer selbst erhält nur das Nettoentgelt ausbezahlt. Die Frist zur Überweisung der Beträge ist immer der 15. des Folgemonats.

Geringfügig Beschäftigte unterliegen nur der Unfallversicherung (keine Kranken- und Pensionsversicherung), für den Dienstgeber fallen aber alle anderen Lohnnebenkosten an. Bei mehr als 1,5 Geringfügigkeitsäquivalenten muss der Dienstgeber zusätzlich eine sog. Dienstgeberabgabe leisten.

Seit 1.1.2013 ist eine Auflösungsabgabe (Wert 2017: € 124) zu bezahlen, wenn ein Dienstverhältnis durch den Dienstgeber beendet wird. Ausgenommen davon sind geringfügige Beschäftigungsverhältnisse und befristete Dienstverhältnisse (max. 6 Monate).

Komplexe Materie

Wir raten Ihnen jedenfalls, sich vor Aufnahme eines Mitarbeiters von einem Steuerberater beraten zu lassen. Das Arbeits- und Sozialrecht ist eine streng formale und sich ständig ändernde Materie. Abrechnungsirrtümer können später zu hohen Nachzahlungen führen.

Beachten Sie die Pflicht zur Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen für jeden Dienstnehmer. Darüber hinaus sollten Sie mit allen Ihren Mitarbeitern Dienstverträge abschließen.

Wenn Ihr Steuerberater für Sie die Lohnverrechnung erledigt, erhalten Sie monatlich die entsprechenden Zahlscheine und Unterlagen. Sie können sicher sein, dass Sie nicht zu viel oder zu wenig zahlen und dass alle rechtlichen Vorschriften erfüllt sind.

Umsatzsteuer vs. Vorsteuer

Die Umsatzsteuer wird vom Unternehmer an den Kunden verrechnet, eingehoben und monatlich bzw. quartalsweise im Wege der Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) ans Finanzamt erklärt und abgeführt.

zum Tipp

Die richtige Vorbereitung zählt

Am Anfang steht eine Idee, dann folgt hoffentlich Ihr Erfolg. Damit das auch so kommt, müssen Sie die richtigen Vorbereitungen treffen.

zum Tipp

Kranken-, Unfall-, Pensionsversicherung bei der SVA

Gewerbetreibende (die Gewerbeanmeldung löst Pflichtversicherung aus), Freiberufler (Achtung, hier gibt es auch Ausnahmen!) und Neue Selbständige (erst bei Überschreiten der Kleinstunternehmergrenzen) sind grundsätzlich bei der SVA (Sozialversicherungsanstalt der gewerblichen Wirtschaft) nach dem GSVG (Gewerbliches SozialversicherungsGesetz) kranken-, unfall- und pensionsversichert.

zum Tipp