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Vorsicht: Vorschriften bei Beschäftigung von Dienstnehmern

Arbeitsrecht und Kollektivverträge regeln streng Arbeitszeiten, Öffnungszeiten, Urlaubsansprüche, Entgelthöhe, Reisekosten-Ersatz, diverse Zulagen, Vorschriften zum Schutz der Dienstnehmer etc. Anlauf- und Informationsstellen für Ihre Mitarbeiter sind Gewerkschaften, Arbeiterkammer und Arbeitsgerichte.

Anmelden vor Arbeitsantritt - sonst drohen hohe Strafen

Die Anmeldung neuer Dienstnehmer bei der Gebietskrankenkasse muss vor Arbeitsantritt und auf elektronischem Weg erfolgen. Wenn dies Ihr Steuerberater für Sie erledigt, sollten Sie ihn spätestens am vorangehenden Werktag darüber informieren. Bei zu später Anmeldung drohen empfindliche Strafen.

Mindestangaben-Meldung

Ab 1.1.2019 ist die sogenannte Mindestangaben-Anmeldung (Mindestangabenmeldung für durchlaufende Beschäftigte) nicht mehr möglich und das aktuell gebräuchliche Faxformular wird ab diesem Zeitpunkt ungültig. Allerdings wurde die normale Anmeldung (reduzierte Vollanmeldung) von Dienstnehmern vom Datenumfang stark reduziert.

Ab Anfang Jänner wird es nur mehr in Ausnahmefällen möglich sein, eine sogenannte Vor-Ort-Anmeldung vor Arbeitsantritt mittels eines neuen Faxformulares per Fax (05 7807 61) oder Telefon (05 7807 60) zu erstatten. Dabei ist allerdings die Voraussetzung, dass

  • nachweisbar ein wesentlicher Teil der Datenfernübertragungseinrichtung für längere Zeit ausgefallen ist, oder
  • die meldepflichtige Stelle nachweisbar über keinen PC und keinen Internetzugang verfügt und auch die Lohnverrechnung nicht von anderer Stelle wie z.B. einem Steuerberater mit entsprechender Ausstattung durchgeführt wird oder
  • die meldepflichtige Stelle die Lohnverrechnung von einer anderen Stelle (z.B. Steuerberater) durchführen lässt und diese nicht mehr erreichbar ist (z.B. bei Arbeitsaufnahme außerhalb der Bürozeiten des Steuerberaters)
  • der Beschäftigte in einer Betriebsstätte des Dienstgebers aufgenommen wird und dort keine entsprechende EDV-Ausstattung zur Verfügung steht.

Erfolgte eine Vor-Ort-Anmeldung auf Grund einer kurzfristigen Ausnahmesituation ist die Anmeldung jedenfalls binnen sieben Tagen nach dem Beginn der Pflichtversicherung in elektronischer Form nachzuholen.

Für fallweise Beschäftigte gibt es eine eigene Anmeldung (bisherige Mindestangabenmeldung für fallweise Beschäftigte) über ELDA bzw. kann diese ebenfalls unter obigen bestimmten Voraussetzungen telefonisch, per Fax oder ELDA App erfasst werden. 

Neue reduzierte Anmeldung vor Arbeitsantritt ab 1.1.2019

Folgende Daten sind mittels elektronischer Datenfernübertragung bekanntzugeben:

  • Daten des Dienstgebers (Beitragskontonummer etc)
  • Name des Beschäftigten
  • Versicherungsnummer bzw. das Geburtsdatum
  • Tag der Beschäftigungsaufnahme
  • Versicherungsumfang (Teil- bzw. Vollversicherung)
  • Beschäftigungsbereich (Arbeiter, Angestellter)
  • Beginn der Betrieblichen Vorsorge und
  • ob ein freier Dienstvertrag vorliegt

Alle übrigen Daten werden ab 1.1.2019 durch die erste übermittelte monatliche Beitragsgrundlagenmeldung (mBGM) bekanntgegeben, wodurch die Anmeldung abgeschlossen wird.

Abgaben und Versicherungsbeiträge

Der Dienstgeber muss für seine Dienstnehmer Sozialversicherungsbeiträge, Lohnsteuer und Lohnabgaben einbehalten und an Finanzamt, Gebietskrankenkasse und Gemeinde abführen. Der Dienstnehmer selbst erhält nur das Nettoentgelt ausbezahlt. Die Frist zur Überweisung der Beträge ist immer der 15. des Folgemonats.

Geringfügig Beschäftigte unterliegen nur der Unfallversicherung (keine Kranken- und Pensionsversicherung), für den Dienstgeber fallen aber alle anderen Lohnnebenkosten an. Bei mehr als 1,5 Geringfügigkeitsäquivalenten muss der Dienstgeber zusätzlich eine sog. Dienstgeberabgabe leisten.

Seit 1.1.2013 ist eine Auflösungsabgabe (Wert 2019: € 131) zu bezahlen, wenn ein Dienstverhältnis durch den Dienstgeber beendet wird. Ausgenommen davon sind geringfügige Beschäftigungsverhältnisse und befristete Dienstverhältnisse (max. 6 Monate).

Komplexe Materie

Wir raten Ihnen jedenfalls, sich vor Aufnahme eines Mitarbeiters von einem Steuerberater beraten zu lassen. Das Arbeits- und Sozialrecht ist eine streng formale und sich ständig ändernde Materie. Abrechnungsirrtümer können später zu hohen Nachzahlungen führen.

Beachten Sie die Pflicht zur Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen für jeden Dienstnehmer. Darüber hinaus sollten Sie mit allen Ihren Mitarbeitern Dienstverträge abschließen.

Wenn Ihr Steuerberater für Sie die Lohnverrechnung erledigt, erhalten Sie monatlich die entsprechenden Zahlscheine und Unterlagen. Sie können sicher sein, dass Sie nicht zu viel oder zu wenig zahlen und dass alle rechtlichen Vorschriften erfüllt sind.

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